Inhalte verwalten

Inhaltlichen Zusammenhang mit Hilfe von Metadaten schaffen

Organisieren Sie Dokumente und andere Daten basierend auf ihren Inhalten – unabhängig vom Speicherort

Manchmal ist das Auffinden eines bestimmten Dokumentes gerade dann, wenn man es am dringensten benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Wo wurden die Daten gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet?

Was wäre, wenn dies keine Rolle mehr spielen würde?

In M-Files werden alle Dokumente mit Hilfe von Metadaten zentral und basierend auf deren Inhalte organisiert. Somit brauchen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, wo ein Dokument gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist.

Daten miteinander verbinden

Im Durchschnitt verwenden Unternehmen und Verwaltungen vier (4) voneinander getrennte zentrale Ablagen. M-Files stellt eine Verbindung zu allen Ihren Datenablagen her. Sie können Daten an verschiedenen Orten nach Ihrem Inhalt durchsuchen. Sie können erkennen, wie die Daten und Inhalte miteinander zusammen hängen und müssen dabei nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen und Ablagen wechseln.

In M-Files werden die Daten basierend auf Metadaten gefunden, die einen inhaltlichen Zusammenhang zwischen verschiedenen Daten schaffen. Die Daten und Dokumente werden dabei weder dupliziert noch verschoben. Sie können alle Arten von Inhalten verwalten – von strukturierten Daten bis hin zu Dokumenten und Metadaten.

M-Files analysiert sogar die importierten Dokumente und schlägt mit Hilfe von künstlicher Intelligenz korrekte Metadaten vor.

Inhaltliche Zusammenhänge schaffen

93% der Arbeitnehmer können ein Dokument nicht finden, weil es nicht ordnungsgemäß benannt oder gespeichert wurde. In M-Files werden Dokumente basierend auf ihren Inhalt mit Metadaten gekennzeichnet. Anschließend können Sie die Dokumente nach unterschiedlichen Kriterien suchen. Daten werden dynamisch angezeigt und dabei nicht dupliziert.

Beispiel Projektrechnung: Der Projektmanager benötigt alle Daten, die sich auf das Projekt beziehen, unabhängig davon, um welche Art von Informationen es sich handelt. Die Buchhaltung muss Rechnungen wiederum anhand des Datums, Status oder des Projektes, zu dem sie gehören, leicht finden können.

Immer die richtige Version

83% der Arbeitnehmer mussten ein Dokument neu erstellen, das eigentlich bereits vorhanden war, weil sie es in ihrem Netzwerk nicht finden konnten.

Suchen Sie z.B. nach Dokumentennamen, Kunde, Dokumententyp oder Schlüsselwort. M-Files durchsucht sogar die Inhalte von Dokumenten, um sicherzustellen, dass Sie auch alle relevanten Informationen und Treffer erhalten. Sie können sich sicher sein, dass Sie die richtige, aktuelle Version vor sich haben. Dateien werden nicht kopiert und es existieren somit keine Duplikate. Inhalte werden ausschließlich im Kontext angezeigt.

M-Files zeigt Ihnen immer die neueste genehmigte Version an und speichert Änderungen automatisch im Versionsverlauf. So können Sie problemlos eine vorherige Version wiederherstellen.