Intelligente Metadaten Ebenen

Die Intelligenten Metadaten Ebenen (Layer) führen alle Ihre getrennten Informationsquellen zusammen und bieten Ihren Anwendern immer die richtigen Informationen im entsprechenden Kontext an. Sie nutzen Künstliche Intelligenz (KI) um Informationen automatisch zu klassifizieren, basierend auf was sie sind und nicht wo sie sich befinden.

Bild mit einen Smartphone und den unterschiedlichen Schnittstellen
Universale Schnittstellen

Informationen werden immer wertvoller für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Verwaltung

Stellen Sie sich vor, es wäre egal wo Dokumente und anderen Informationen gespeichert wurden oder welches Programm sie verwaltet. Was wäre, wenn teilweise unübersichtliche Ordner- und Netzwerkstrukturen, all Ihre SharePoint Seiten und andere getrennte Informationsquellen zusammengeführt würden, damit Anwender immer die richtigen Informationen zu jeder Zeit und im richtigen Kontext finden könnten?

Unser systemneutraler Ansatz vereinheitlicht Informationen über verschiedene Quellen wie Netzwerkordner, SharePoint, Box, Dropbox, Salesforces, andere Dokumenten Management Systeme, etc. Diese Systeme und Quellen sind über Konnektoren angebunden und die Anwender können einheitlich mit den Informationen in den verschiedenen externen Programmen arbeiten.

Es spielt keine Rolle mehr, wo sich Informationen befinden. M-Files beseitigt mit den Intelligenten Metadaten Ebenen nicht kompatible Systeme und vereinheitlicht unterschiedliche Systeme und Dateiablagen. Dabei verweilen die Dateien und Dokumente in den vorhandenen Strukturen und Programmen. Eine Migration oder Duplizierung ist nicht erforderlich. Der richtige Kontext kann dabei zwischen verschiedenen Abteilungen und Benutzergruppen variieren. Dennoch findet jeder Anwender das richtige Dokument in dem Kontext, das für die Vorgangsbearbeitung oder derzeitige Arbeit notwendig ist.

Ermitteln Sie Zusammenhänge und relevante Informationen mit Künstlicher Intelligenz (KI)

Wäre es nicht hilfreich, wenn automatisch Informationen anhand von Inhalt und Kontext klassifiziert und organisiert würden?

Intelligentes Informationsmanagement ist viel mehr als nur ein Ort zum Speichern und Verarbeiten von Informationen: Es etabliert eine offene Architektur, die erstklassige Technologien der Künstlichen Intelligenz wie beispielweise Textanalyse, Natural Language Procession (NLP), Natural Language Understanding (NLU) und maschinelles Lernen miteinander verbindet und nutzt.

Künstliche Intelligenz hilft dabei, riesige Mengen an Informationen zu verarbeiten, um Muster und Kategorien in den Daten zu erkennen. So können die Informationen besser in einem Kontext gestellt und die Arbeitsproduktivität dadurch erhöht werden, dass ein schneller Zugriff auf Daten ermöglicht und die Verarbeitung unstrukturierter Inhalte erleichtert wird. Ein praktischer Anwendungsfall ist die Suche nach personenbezogenen Daten in der Masse von Informationen in Ihren Netzwerkordnern, um sicherzustellen, dass Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden. Eine Aufgabe, die ohne die Hilfe von KI nicht möglich wäre.

Durch das automatische Analysieren, Klassifizieren und Verschlagworten von Dokumenten können sich Benutzer auf die effiziente Verwaltung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen konzentrieren. Gleichzeitig werden die Metadaten der Dateien und Dokumente für die weitere Nutzung angereichert. Die Automatisierung trägt auch dazu bei, menschliche Fehler und Inkonsistenzen bei der Klassifizierung und Verschlagwortung von Informationen zu vermeiden. Darüber hinaus verbessert sich das System automatisch im Laufe der Zeit, basierend auf Vergleichsmetriken und Benutzerverhalten.

Verwalten Sie Informationen basierend auf ihrem Wert für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Verwaltung

Ihre Anwender müssen mit einem immer schneller wachsenden Informationsbedarf und größeren Mengen von Unternehmensdaten umgehen. Wichtige Dokumente wie zum Beispiel Angebote, Verträge, Vereinbarungen und Verordnungen müssen immer schneller und vor allem im richtigen Kontext gefunden werden. Sie möchten doch sicherlich auch, das Ihre neue Lösung für Ihr modernes Informationsmanagement (DMS/EDMS) die verantwortlichen Personen benachrichtigt, wenn es Zeit ist einen Vertrag neu auszuhandeln oder nicht länger benötigte Dokumente zu vernichten. Das Grundproblem bei vielen bisherigen Lösungen besteht darin, das sich die wichtige Dokumente oft in mehreren unterschiedlichen Dateiablagen, Programmen und Verzeichnissen befinden und oftmals unter einer großen Menge nutzloser Informationen begraben liegen.

Es ist nicht mehr effizient, alle Informationen immer gleich zu behandeln. Mit den Intelligenten Metadaten Ebenen (IML) können Sie M-Files mit Ihren bestehenden Datenquellen verbinden und so den Anwendern über eine einheitliche Benutzeroberfläche sofortigen Zugriff auf die Daten ermöglichen. M-Files nutzt Künstliche Intelligenz (KI) um wichtige Daten in oft unübersichtlichen Strukturen zu indexieren und automatisch zu verschlagworten. Dabei werden Metadaten für die Speicherung der Information vom Programm vorgeschlagen. So wird sichergestellt, dass bestimmte Dokumente der für Sie wichtigen Vorgangsbearbeitung hinzugefügt und die für Sie gültigen Aufbewahrungsrichtlinien beachtet werden. Das gewährleistet eine bessere Einhaltung aller Aufbewahrungsrichtlinien, effizientere Prozesse und bewahrt darüber wichtige Dokumente und Informationen davor, im Informationschaos unterzugehen. Prozesse werden rationalisiert und transparent dargestellt, damit Ihre tägliche Effizienz erheblich erhöht werden kann.

Bringen Sie Ihre E-Mails unter Kontrolle

E-Mails werden immer wichtiger und sind schon heute der wichtigste Weg der geschäftlichen Kommunikation. Dabei enthalten die Mails nicht nur wichtige Geschäftsinformationen, sondern auch oftmals angehängte Dateien in verschiedenen Formaten. Daher ist es wichtig, dass Ihre E-Mails genauso sicher und effektiv verwaltet werden, wie andere Dokumente und Dateien auch.

M-Files bietet Metadatenvorschläge für E-Mails und Anhänge durch eine automatische Analyse der Inhalte und Header Daten. Das erhöht die Konsistenz und Genauigkeit der E-Mail Ablage und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von E-Mail Inhalten. Archivierung und Verwaltung sind einfach und intuitiv und werden mit der Zeit immer besser, weil maschinelles Lernen die richtigen Verhaltensmuster aufgreifen und automatisieren kann.

Keine Notwendigkeit für Migration

Bislang war einer der ersten und größten Stolpersteine bei der Implementierung eines neuen Informationsmanagements oder ECM-Systems (EDMS/ DMS) die Datenmigration. Dabei stellte sich immer wieder die Frage, wie all Ihre bestehenden Daten in ein neues System übernommen werden können, ohne Datenverluste zu erleiden. Diese Prozesse sind schwierig, zeitraubend und vor allem teuer. Zudem müssen auf Ihren Datenquellen nur die wichtigen Dokumente und Dateien extrahiert werden, da oftmals auch viele unnütze Daten vorhanden sind.

Wie wäre es, wenn Sie vom ersten Tag an sofortigen Zugriff auf alle alten Daten hätten, ohne etwas migrieren zu müssen? Oder wenn Sie migrieren könnten, wann immer sie wollten und dabei intelligent das auswählen, was wichtig ist?

M-Files beendet die Notwendigkeit zur Migration und bietet sofortigen Zugriff auf alle Ihre bestehenden Systeme und Dateiablagen. Dabei kann auch sofort mit mobilen Endgeräten auf diese Informationen zugegriffen werden, ohne das die Dateien verschoben werden müssen.

Insbesondere Unternehmen und Verwaltungen, deren Dateiablagen isoliert voneinander verwaltet werden, profitieren von der Möglichkeit, sofort mit allen Dokumenten und Dateien, unabhängig vom Speicherort, arbeiten zu können.