Intelligentes Info Management

Erhalten Sie stets die richtigen Informationen im richtigen Kontext und reichern Sie deren Wert kontinuierlich an.

Geben Sie sich nicht mit weniger zufrieden. Informationsmanagement ist der Kern jedes Geschäftes und jeglicher Verwaltungstätigkeit.

M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement Lösung, die alle wichtigen Prozesse und Vorgänge in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung unterstützt.

M-Files kombiniert Benutzerfreundlichkeit und umfassende Funktionalität für alle Arten von Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen. Greifen Sie auf Inhalte aus verschiedenen Datenquellen zu, ohne diese nach M-Files migrieren zu müssen. Erkennen Sie mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) geschäftskritische Dokumente automatisch und reichern Sie diese mit Metadaten an.

M-Files kann in der Cloud, auf einem lokalen Server oder als Hybridlösung implementiert werden und bietet in allen drei Optionen den Vorteil von automatischen Updates. Es ist die einzige echte Hybrid-Cloud Content-Service-Plattform auf dem Markt. Führende Branchenanalysten und bestehende Kunden sind sich einig, dass M-Files eine innovative Lösung ist, die Ihr Unternehmen bzw. Verwaltung revolutionieren wird.

Informationen werden immer chaotischer und fragmentierter

Die Menge an Informationen in den Unternehmen und Verwaltungen wachsen immer mehr an. Dokumente und Informationen werden in einer wachsenden Anzahl von unterschiedlichen Ablagen (z.B. Netzwerkordner, SharePoint, CRM und ERP-Systemen) gespeichert. Es wird immer schwieriger, die Fülle von Daten in all diesen getrennten Systemen und Ablagestrukturen zu verwalten. Es muss viel Zeit und Mühe aufgewandt werden, um das richtige Dokument zu finden. Darüber hinaus verfügen all diese Systeme über unterschiedliche Schnittstellen, die die Akzeptanz bei den Benutzern erheblich vermindern und so die Effizienz und Produktivität verringern.

Der Betrieb dieser vielen Systeme und Datenquellen ist aufwendig und verlangt nach entsprechenden IT-Ressourcen, die die Lösungen pflegen und betreuen können.

Die Einführung eines weiteren traditionellen Systems (DMS/EDMS) ist nicht bei der Lösung der oben genannten Probleme hilfreich, sondern belastet darüber hinaus Ihre IT und Anwender. Dieses führt letztendlich zu einer geringen Akzeptanz und bedeutet ebenfalls ein hohes Risiko bei der Implementierung.

Sie benötigen daher eine Lösung, die Ihren Anwendern die Möglichkeit bietet, Informationen und Dokumente in all den verschiedenen Ablagen und Programmen mit geringem Zeitaufwand zu finden.

M-Files bietet Ihnen diese Möglichkeit und bietet darüber hinaus selbsterklärende Benutzeroberflächen.

Einfache Benutzeroberflächen und umfangreiche Funktionalitäten

Um die Vorteile einer neuen Software voll auszuschöpfen, ist die Akzeptanz Ihrer Anwender der Schlüssel zum Erfolg. Anwender werden nur dann eine neue Lösung nutzen, wenn diese hilfreich, einfach zu bedienen ist und alle benötigten Funktionen bietet.

Viele traditionelle Dokumenten Management Produkte bieten entweder zu wenig Funktionalitäten, sind schwer zu bedienen, unübersichtlich und/oder mit einem hohen Implementierungs- und Pflegeaufwand verbunden.

M-Files ist eine intelligente Lösung, die Ihnen die Möglichkeit gibt, über alle bestehende Datenquellen zu recherchieren. Sie können dabei in den verschieden Quellen mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche suchen, ohne das Ihre Anwender sich in verschiedenen Programmen anmelden müssen. Auch brauchen Ihre Anwender nicht immer wieder zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Informationen und Dokumente, die einen sachlichen Zusammenhang haben, werden gemeinsam dargestellt – unabhängig von ihren Speicherort.

M-Files lässt sich schnell und einfach implementieren, da keine Datenmigrationen aus Ihren vorhandenen Programmen und Ablagen notwendig sind. Die Konfiguration ist einfach und durch die automatischen Updates ist Ihr System immer auf den aktuellsten Stand.

M-Files bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche unabhängig von den genutzten Geräten oder installierter Plattform, auf der es verwendet wird. Sie können zum Beispiel sofort von einem mobilen Gerät auf die für Sie freigegebenen Netzwerkordner zugreifen. Die mobile und unabhängige Nutzung von Dokumenten und Informationen steigern die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Anwender.

Verwalten Sie Ihre Informationen zentral in unterschiedlichen Systemen

Ist es für Sie schwierig oder aufwendig dringend benötigte Informationen zu finden? Das Problem des schnellen Findens der richtigen Informationen und Dokumenten liegt oftmals in der Menge der eingesetzten Programme und dem allgemeinen Datenumfang begründet. Einfach ein neues Dokumenten und Informationsmanagement Programm anzuschaffen wird diese Probleme nicht lösen. Gerade auch weil viele Unternehmen und Verwaltungen bereits in Einzelbereichen entsprechende Lösungen einsetzen.

M-Files und der Intelligente Metadaten Layer (IML) haben einen anderen Lösungsansatz und bieten eine einfache und einheitliche Nutzung für ein innovatives Informationsmanagements. Dabei können Ihre unterschiedlichen Datenquellen und Programme integriert werden. Sie können Daten und Dokumente in allen verbundenen Programmen und Datenquellen mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche durchsuchen und bearbeiten, ohne dass diese vorher migriert werden müssen. Ein Ansatz, den derzeit kein klassisches DMS/EDMS ohne Aufwand bieten kann.

IML schafft einen Weg, wichtige Dokumente aus verschiedenen Quellen in einer einzigen Ansicht oder einem virtuellen Ordner zu verwalten. Dabei werden bislang nicht transparente Informationsablagen automatisch mit Metadaten angereichert und so in transparente und einfach zu verwaltende Daten umgewandelt. All das kann im Hintergrund funktionieren, ohne das Ihre Anwender beeinträchtigt werden, da die bestehenden Dateiablagen unverändert bleiben.

Verändern Sie die Art und Weise wie Sie mit Informationen umgehen, ohne bestehende Prozesse zu ändern

Das Suchen und Finden relevanter Informationen und Dokumente ist wichtig, aber noch wichtiger ist es, diese Informationen so nutzen zu können, das die Zusammenarbeit in Ihren Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung verbessert und transparenter gestaltet werden kann. Dabei geht es auch darum bestehende Prozesse und Vorgänge besser zu unterstützen und bei Bedarf durch eine innovative Vorgangsbearbeitung zu verbessern.

Da alle Informationen und Dokumente in M-Files und den integrierten/externen Datenquellen mit Metadaten versehen werden, die auf dem jeweiligen Inhalt basieren, können diese Informationen und Dokumente schnell nach verschiedenen Metadaten gesucht und gefunden werden. Nehmen Sie zum Beispiel eine Projektrechnung. Der Projektleiter braucht Zugriff auf alle mit dem Projekt verbundenen Informationen, egal wo diese Informationen abgelegt sind. Auf der anderen Seite braucht die Buchhaltung einen einfachen Zugriff auf die mit dem Projekt verbundenen Rechnungen. Dabei werden zum Beispiel das Rechnungsdatum, der Zahlungsstatus, die Rechnungssumme, der Debitor und die Bezeichnung des Projektes benötigt.

All dies ist möglich, da in M-Files Informationen basierend auf Kontext, Metadaten und verschiedenen Suchkriterien gefunden werden, ohne die tatsächlichen Daten und Dokumente zu duplizieren und migrieren. Automatische Berechtigungen gewähren einen gesicherten Zugriff durch autorisierte Anwender und entsprechen somit Ihrem Sicherheitsstandard in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung.