Sitzungsdienst

SitzungsplanungDer Sitzungsdienst ist eines der zentralen Module in PV-RAT.NET und dient der Planung und Verwaltung von Sitzungen, Einladungen und der Erstellung von digitalen Sitzungspaketen.

Sitzungsplanung

Beliebig viele Sitzungen von unterschiedlichen internen und öffentlichen Gremien können im zentralen Sitzungskalender geplant und verwaltet werden. Der Sitzungskalender kann für das gesamte Jahr im Voraus oder individuell erstellt werden. Auch besteht die Möglichkeit, gemeinsame Sitzungen von mehreren Gremien, Sondersitzungen und andere sitzungsrelevante Termine (z.B. Sitzungsferien, Feiertage, etc.) zu verwalten. 

Sitzungstermine können mit einfachen Mausklicks in persönliche und generelle Kalender übertragen werden. 

 

Tagesordnungen, Einladungen und öffentliche Bekanntmachungen

Tagesordnungen können von Anwendern mit einfachen Mausklicks erstellt werden. Hierzu werden die zum Gremien hinterlegten Sachgebiete und Standardtagesordnungspunkte automatisch übernommen. Hinzu kommen alle für das Gremium bzw. die Sitzung freigegebenen Vorlagen und Anträge. Die Anwender können danach Tagespordnungspunkte beliebig verschieben, entfernen und neue Tagesordnungspunkte hinzufügen.

Auch besteht die Möglichkeit beliebig viele Unterpunkte und Platzhalter zu integrieren. 

Mit einfachen Mausklicks und basierend auf den kundenspezifischen Dokumentvorlagen können dann Einladungsdokumente und Öffentliche Bekanntmachungen generiert werden. Dabei stehen den Anwendern Standard Microsoft Word Funktionen zur Verfügung.

Digitale Sitzungspakete
Sitzungskalender

Öffentliche und nicht öffentliche digitale Sitzungspakete können zu jeder Zeit erstellt werden. Dabei werden die Einladung, öffentliche Bekanntmachung, alle Vorlagen, Anlagen und ein Inhaltsverzeichnis mit Verknüpfungen zu den enthaltenen Dokumenten zu einem Paket zusammengefasst. Diese digitalen Sitzungspakete werden automatisch in einem barrierearmen PDF-Format nach ISO-19005 erstellt und können mit einem einfachen Mausklick in das Internet-Informationsportal hochgeladen werden.

Von dort aus können die Mandatsträger und interessierten Bürger die digitalen Sitzungspakete auf ihre mobilen Endgeräte (u.a. Apple iPad, Android, Windows 8 Tablets, Amazon Kindle, etc.) herunterladen und mit eigenen Kommentaren versehen.

Die persönlichen Bemerkungen stehen auch zur Verfügung, wenn keine Internet oder Netzwerkverbindung vorhanden ist. Somit wird ein mobiles Sitzungsmanagement gewährleistet.

Freigabe fürs Internet

Sitzungen, Einladungen, Tagesordnungen, öffentliche Bekanntmachungen, digitale Sitzungspakete und andere relevante Informationen können mit einfachen Mausklicks für das Internet-Informationsportal freigegeben werden. Dabei können auch unterschiedliche Freigabedaten für Politik und Bürger definiert werden.

PV-RAT.NET gewährleistet ein transparentes und stets aktuelles Sitzungsmanagement, Bürger- und Ratsinformationssystem.