Vorlagenverwaltung


VorlagenPV-RAT.NET bietet die Möglichkeit, Vorlagen und Anträge in übersichtlicher und sicherer Form zu verwalten. Dabei können Anwender die Vorlagen und Anträge mit Hilfe eines Webformulars oder in den einfach zu bedienenden Vorlagenassistenten erfassen.

Zu jeder Vorlage kann eine elektronische Vorgangsbearbeitung für die Mitzeichnung und Beschlusskontrolle durchgeführt werden. Hierbei wird der gesamte Vorgang (Vorlagen und Anlagen) elektronisch an Mitarbeiter zur Mitzeichnung weitergeleitet.

Webformular für die Vorlagenerfassung

Dieses Webformular wurde für die Anwender erstellt, die nur in unregelmässigen Abständen Vorlagen und Anträge erfassen. Dabei kann gänzlich auf eine Anwenderschulung verzichtet werden. Der Anwender kann das Webformular auf beliebigen Rechnern aufrufen, die Daten erfassen und Anlagen zuordnen. Mit einem einfachen Mausklick wird dann der Vorgang an PV-RAT.NET übermittelt. 

Der zuständige PV-RAT.NET-Anwender erhält eine Benachrichtigung, kann dann den Vorgang überprüfen und mit einem einfachen Mausklick in eine Vorlage umwandeln oder abweisen.

Vorlagenassistent

Mit Hilfe des integrierten Vorlagenassistenten ist es möglich, schnell und einfach Vorlagen und Anträge zu erfassen. Dabei helfen farbliche Kennzeichnungen und klar strukturierte Masken den ungeübten Anwendern, die notwendigen Daten zu erfassen und zu verwalten. 

Jeder Kunde kann sich eigene Vorlagearten und andere Parameter, die zur Vorlagenerstellung benötigt werden, erstellen.

Zu jeder Vorlage können eine Beratungsfolge (mit beliebig vielen Gremien und Sitzungen), haushaltsrechliche Auswirkungen und weitere relevante Informationen erfasst werden.

Auch besteht die Möglichkeit, beliebig viele Anlagen in unterschiedlichen Formaten und Größen zu hinterlegen. Vorlagen und Anlagen können bei Bedarf als "nicht öffentlich" gekennzeichnet werden.

Die Beschlussvorschläge und Sachdarstellungen können vom Anwender im eingebetteten Microsoft Word erstellt und bearbeitet werden. Dabei stehen dem Anwender alle in Word enthaltenen Funktionen (z.B. Rechtschreibeprüfung, Tabellen, Kopieren & Einfügen, Notizen, usw.) zur Verfügung.

Weiterhin können kundenspezifische Dokumentvorlagen hinterlegt werden.

Mitzeichnung und Beschlusskontrolle

PV-RAT.NET hat ein der flexibelsten und am einfachsten zu bedienenden elektronischen Mitzeichnungen und Beschlusskontrollen integriert. Diese wird derzeit schon von zahlreichen Kunden erfolgreich eingesetzt, um ein transparentes und übersichtliches Sitzungsmanagement zu gewährleisten.

Gesamte Vorgänge können mit einfachen Mausklicks an beliebig viele Anwender zur Mitzeichnung und Beschlusskontrolle weitergeleitet werden. Die Anwender werden per E-Mail und interner Benachrichtigung über neue Vorgänge informiert und können diese mit einfachen Mausklicks öffnen. Berichtigungen und Bemerkungen können mit Hilfe der in Microsoft Word enthaltenen Überarbeitungsfunktionen vorgenommen werden. Vorgänge können mit einfachen Mausklicks akzeptiert, zurückgeschickt oder umgeleitet werden. 

Die Vorlagenersteller und andere berechtigte Anwender können den Status und die aktuelle Position des Vorgangs auf einfache Weise ermitteln. Dadurch wird vermieden, dass unendlich viele unterschiedliche Versionen von Vorgängen erstellt werden, und es wird ein transparentes Sitzungsmanagement gewährleistet. 

Versionsverwaltung und Kopierfunktionen

PV-RAT.NET bietet eine umfangreiche Versionsverwaltung von Vorlagen und Anträgen. Mit einfachen Mausklicks können zu einem Vorgang beliebig viele Versionen erstellt werden. Alle Versionen werden mit dem originalen Vorgang gespeichert, so dass zu jeder Zeit auf alle Informationen zugegriffen werden kann.

Immer wiederkehrende Vorlagen und Anträge können mit Hilfe der Kopierfunktion schnell und einfach erstellt werden. Dabei kann der Anwender entscheiden, welche Bereiche aus dem bestehenden Vorgang übernommen werden sollen.

Vorlagenhistorie

Zu jeder Vorlage erstellt PV-RAT.NET automatisch eine komplette Vorlagenhistorie. Dabei kann der Anwender die komplette Beratung, Abstimmungsergebnisse, Zeitpunkt der Beratung, Protokolltexte und weitere relevante Informationen aufrufen.

Die Vorlagenhistorie kann ebenfalls im Internet-Informationsportal dargestellt werden.

Anlagen

PV-RAT.NET bietet die Möglichkeit, beliebig viele Anlagen in unterschiedlichen Formaten für Vorlagen oder Sitzungen zu erfassen. Dabei werden u.a. Microsoft Office-Dokumente (z.B. Word, Excel, PowerPoint, Visio, etc.), gescannte Dokumente, Graphikformate (z.B. jpg, png, gif, bmp, etc.), PDF Dokumente, HTML, Audio- und Video-Dateien, und Links zu Webseiten unterstützt. Jede Anlage kann als öffentlich oder nicht öffentlich markiert werden.

Microsoft Office-Dokumente werden bei der Erstellung der digitalen Sitzungspakete automatisch in PDF/A umgewandelt und in das Paket integriert.

Microsoft Word-Integration

Beschlusstexte, Sachdarstellungen und die gesamten Vorlagen werden mit Hilfe des integrierten Microsoft Word erstellt. Die Anwender haben alle Funktionen von Microsoft Word während der Erstellung und Bearbeitung zur Verfügung. Hierzu gehören u.a. die Rechtschreibprüfung, Tabellen, Formatierungen, Änderungsverfolgungen und vieles mehr. 

Die Anwender erhalten auch die Möglichkeit, die Änderungsverfolgung und andere Word Funktionen im Rahmen der elektronischen Mitzeichnung und Beschlusskontrolle zu nutzen.