Sitzungsprotokolle

Integrierte Protokollierung und Sitzungsnachbereitung

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Protokollierung

PV-RAT.NET hat ein innovatives und umfangreiches Protokollierungsmodul integriert.

Mit Hilfe dieses Modules erhalten Sie die Möglichkeit Sitzungen vorzubereiten und die Protokollierung direkt in der Sitzung vorzunehmen.

Dabei kann die Teilnehmerliste direkt vor der Sitzung aktualisiert werden. Es können Anwesenheiten (generell und mit explizieten Zeiteinträgen), Befangenheiten und andere Bemerkungen für jeden Mandatsträger erfasst werden. Auch können Verwaltungsvertreter und Gäste mit verwaltet und sogar in die Protokolldokumente übernommen werden.

Die Protokollführung kann direkt in den Sitzungen einzelne Tagesordnungspunkte aktivieren und die jeweilig dazugehörigen Sitzungsvorlagen und Anlagen auf Bildschirmen darstellen. Es können pro Tagesordnungspunkt Diskussionen, Beschlüsse, abweichende Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse erfasst werden.

Das Verschieben oder Hinzufügen von Tagesordnungspunkten oder aber auch die Änderung der Beschlüsse kann direkt in der Protokollierung (und ohne Auswirkungen auf die Vorlagen und Einladungen) erfolgen.

Diese Erfassung kann in einem Bildschirm erfolgen, so dass Sie nicht immer wieder zwischen verschiedenen Ansichten hin und her wechseln müssen.

Die Abstimmungsergebnisse können manuell, per Mausklick oder mit unseren Elektronischen Abstimmungsgeräten erfolgen.

Auch ist es möglich Audio- und Videoaufzeichnungen mit Hilfe unser Lösung zu integrieren und die jeweiligen Indexierungen (Zeit Stempel für jeden Tagesordnungspunkt) direkt oder auch später vorzunehmen.

Die Liveübertragung der Sitzungen kann im Internet Portal vorgenommen werden. Dort stehen auch direkt nach der Sitzung die jeweiligen Aufzeichnungen zur Verfügung.

Im Rahmen der Protokollierung können auch Beschlusskontrollen mit Hilfe der integrierten Vorgangsbearbeitung erstellt werden.

Mit einfachen Mausklicks und unter Nutzung Ihrer Dokumentvorlagen können Protokolldokumente und Protokollauszüge in wenigen Sekunden erzeugt werden. Diese können dann automatisch per Mail versandt und als PDF Dokumente ins Internet Portal hochgeladen werden.