Sitzungsvorlagen

Einfache und schnelle Erstellung

Vorlagenerstellung einfach gemacht

Sitzungsvorlagen können durch beliebig viele Anwender direkt im PV-RAT.NET erstellt und bearbeitet werden.

Dabei können die Anwender automatisch oder manuell anderen Anwendern Lese- oder Schreibrechte erteilen, so dass diese die Vorlagen mitzeichnen und bei Bedarf ändern können.

Die Erfassung wird vereinfacht durch übersichtliche Masken und die Integration Ihrer bestehenden Textverarbeitung. Sie erhalten die Möglichkeit alle vorhandenen Funktionen von Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungen (z.B. OpenOffice) zu nutzen.

Jede Vorlage kann auf beliebig vielen Tagesordnungen platziert werden. Hierzu steht Ihnen die Beratungsfolge zur Verfügung. Auch können haushaltsrechtliche Auswirkungen, beteiligte Ämter und unzählige Anlagen in unterschiedlichen Formaten (u.a. Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, PNG, Audio- und Video-Dateien, Links, etc.) zugeordnet werden. Anlagen können bei Bedarf als öffentlich oder nicht öffentlich gekennzeichnet werden. Somit ist es auch möglich nicht öffentliche Anlagen zu öffentlichen Vorlagen zu verwalten.

Die Beschreibung der Felder und bei Bedarf auch Benachrichtigungen können mit Hilfe unseres Lokalisierungstools an Ihrem Sprachgebrauch angepasst werden. Hierdurch vermindert sich der Schulungsaufwand und gleichzeitig erhöht sich die Akzeptanz Ihrer Anwender.

Die Vorlagendokumente werden in Ihrer Textverarbeitung gemischt. Hierzu nutzt das Programm Ihre Dokumentvorlagen. Diese werden durch uns während der Implementierungsphase angepasst. Sie können jederzeit diese Dokumentvorlagen verändern oder neue in das Programm integrieren. Bei den Dokumentvorlagen handelt es sich um Dokumente (docx) die mit entsprechenden Seriendruckfeldern und Lesezeichen versehen sind.

Zu jeder Vorlage können bei Bedarf beliebig viele Vorgänge (Vor und nach der Sitzung (Mitzeichnung und Beschlusskontrolle)) hinterlegt werden. Diese Vorgänge werden im Rahmen der automatischen Vorgangsbearbeitung an unterschiedliche Anwender elektronisch weitergeleitet. Diese Anwender können bei Bedarf Änderungen vornehmen, den Vorgang zustimmen oder ablehnen und per Mausklick an weitere Bearbeiter weiterleiten.

Sie können zu jeder Zeit den Status der Vorlage, wo sich die Vorlage in der Bearbeitung befindet und alle Bemerkungen der Mitzeichner sehen. Mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung werden Duplikate des gleichen Vorganges vermieden und eine transparente und sichere Vorgangsbearbeitung gewährleistet.