Tagesordnungen & Sitzungen

Einfache Erstellung von Sitzungen und Tagesordnungen

Bild mit Sitzungskalender
Sitzungsplanung

Mit Hilfe des integrierten Sitzungsmanagements erhalten Sie die Möglichkeit beliebig viele Sitzungen Ihrer unterschiedlichen Gremien und Ausschüsse einfach und schnell zu planen und vorzubereiten.

Wiederkehrende Sitzungen können mit einem einfachen Mausklick für einen beliebigen Zeitraum (z.B. Kalenderjahr) im Sitzungskalender geplant werden. Es ist zu jeder Zeit auch möglich individuelle Sitzungen und gemeinsame Sitzungen mehrerer Gremien und Fraktionen zu planen. Bei der Sitzungsplanung werden Feiertage und sitzungsfreie Zeiträume berücksichtigt und auf Planungskonflikte hingewiesen.

Bestehende Sitzungen können automatisch im Sitzungskalender des Internet Portals dargestellt werden. Bürger und Mandatsträger können diese Sitzungen per Mausklick in den persönlichen Kalender (z.B. Google, Outlook, Groupwise, etc.) übernehmen.

Wenn notwendig, können Sitzungsdaten (Datum, Uhrzeit und Raum) verändert werden. Diese und andere Änderungen können im Sitzungskalender hervorgehoben werden.

Tagesordnungen können Sie mit einem einfachen Mausklick für jede beliebige Sitzung erstellen.

Dabei werden von PV-RAT.NET die für das Gremium definierten Sachgebiete und Standardtagesordnungspunkte (z.B. Eröffnung der Sitzung, Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und Beschlussfähigkeit, Anfragen, etc.) automatisch mit in die Tagesordnung übernommen. Auch können Sachgebiete ohne dazugehörigen Tagesordnungspunkt mit auf die Tagesordnung integriert werden.

Freigegebene Vorlagen werden automatisch den Sachgebieten zugeordnet. Sie können von Ihnen per Drag & Drop auf der Tagesordnung verschoben werden. Auch können Punkte entfernt und manuell hinzugefügt werden. Somit ist es auch ohne Probleme möglich, verspätete oder sich noch in der Vorgangsbearbeitung befindliche Vorlagen mit auf die Tagesordnung zu übernehmen. Auch können Platzhalter und Tagesordnungspunkte ohne Vorlagen (z.B. Präsentationen) erstellt werden.

Öffentliche Bekanntmachungen und Einladungen für Ihre Mandatsträger (mit z.B. nicht öffentlichen Tagesordnungspunkten) werden auf Basis der vorhanden Dokumentvorlagen direkt in der Textverarbeitung gemischt und automatisch für die Veröffentlichung im Internet in PDF umgewandelt.