E-Akte (Elektronische Akte)

PROVOX bietet ein innovatives Dokumenten-Management-System, das Ihnen ohne große Investition und Aufwand den Weg zur Elektronischen Akte ermöglicht.

Dabei können sämtliche Schriftstücke und andere Dateiarten unstrukturiert und strukturiert abgelegt und verwaltet werden. Das beinhaltet nicht nur eingehende Post, sondern auch intern erstellte Dateien und Dokumente. Zu jeder Datei und Akte können Aufbewahrungsfristen verwaltet und automatisch kontrolliert werden.

Eine automatische Indexierung (basierend auf Machine Learning-Algorithmen), ermöglicht die schnelle Zuordnung und einfache Ablage der Informationen (auch für Bilddateien und ähnliche Dokumente). Anwender können einzelne Dokumente und komplette Akten in Sekunden finden und erhalten per Mausklick eine komplette Übersicht des Sachstandes. Auch stehen Versionsinformationen zur Verfügung. Eine elektronische Vorgangsbearbeitung kann die Bearbeitung erleichtern und bietet ein transparentes Informationsmanagement.

Externen Nutzern kann Zugriff auf einzelne Dokumente und Vorgänge gegeben werden, ohne dass die Dokumente zuvor umständlich extrahiert und versandt werden müssen.

Ein Zugriff auf alle Informationen kann über den Arbeitsplatzrechner, einen Browser oder auch per App erfolgen.

Auch ist eine Suche in anderen, externen Datenquellen (z.B. anderen DMS Systemen oder Fachverfahren) ist ebenfalls möglich.

Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Lösung in einem Webinar oder persönlichen Gespräch.

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