Elektronische Akte (E-Akte)

Immer mehr Verwaltungen und Organisationen haben Probleme bei der strukturierten Ablage und der Suche von Dokumenten und Informationen.

In den meisten Fällen werden eingehende Schriftstücke gescannt und in einer vorhandenen Ordnerstruktur abgelegt. Dokumente und Dateien, die in Ihrer Organisation/Verwaltung in Word, Excel, PowerPoint oder anderen Programmen erstellt werden, werden ebenfalls dort abgelegt.

Dabei liegt die Herausforderung nicht nur in einer geeigneten Organisation der Ablage, sonder auch im schnellen Wiederfinden der benötigten Informationen. Oftmals werden auch unterschiedliche Versionen eines Dokuments ohne chronologische Informationen an unterschiedlichen Stellen abgelegt.

Unsere Lösung ermöglicht nicht nur die einfache Speicherung/Archivierung von Dokumenten, Dateien und Informationen, sondern auch die schnelle Suche von relevanten Informationen. Dabei muss sich der Anwender keine Gedanken mehr über eine geeignete Organisation der Dokumente machen. Diese Aufgabe übernimmt das Dokumentenmanagement automatisch über eine geeignete Indexierung.

Zusätzlich ist es möglich, in anderen Datenquellen und Verfahren zu suchen, ohne vorher die Dateien in unser Verfahren zu übernehmen.

Weiterhin bietet unsere Lösung eine revisionssichere Ablage und die Wahrung und Kontrolle von Fristen.

Eine elektronische Vorgangsbearbeitung hilft dabei dem Anwender, Vorgänge effektiver zu verwalten, Fristen zu wahren, und ein transparentes Informationsmanagement zu schaffen.

Externen Stellen und Nutzern kann ein temporärer Zugriff auf Dokumente und Dateien per Desktop, Browser und App gewährt werden, ohne dass vorher umständlich Dateien exportiert und versandt werden müssen.

Eine automatische Indexierung auf Basis von Machine Learning-Algorithmen sorgen für eine geeignete Indexierung Ihrer Dokumente, auch wenn es sich dabei um Bilder o.ä. handelt.

Vorgefertigte Templates für Vertragsverwaltung und Büroorganisation sind vorhanden oder können innerhalb von wenigen Stunden implementiert werden.

Gerne präsentieren wir Ihnen die Flexibilität und Funktionalität unserer Lösung in einem Webinar.