Funktionen

Innovatives Informations- und Dokumentenmanagement

M-Files bietet Ihnen zahlreiche Funktionen für ein innovatives und flexibles Informations- und Dokumentenmanagement System. Bestehende Prozesse können abgebildet und optimiert werden. Damit erhalten Sie nicht nur die Möglichkeit in Dokumenten schnell zu suchen, sondern auch komplette Vorgänge automatisch weiterzuleiten. Auch können Formulare erstellt und im Programm genutzt werden.

ALLES AN EINEM ORT

Manchmal ist das Auffinden eines bestimmten Dokumentes gerade dann, wenn man es am dringensten benötigt, ein Ding der Unmöglichkeit. Es stellt sich dann die Frage, wo die Dateien gespeichert wurden. Wer hat sie zuletzt bearbeitet? Gibt es mehrere Versionen und welche ist die richtige Version?

Was wäre, wenn das alles keine Rolle mehr spielt?

M-Files organisiert Dateien zentral nach dem Inhalt, so dass Sie nie mehr wissen müssen, wo die Dateien gespeichert wurden und welche Version aktuell ist.

Alles schnell finden

Suchen Sie Dateien und greifen Sie auf Dokumente zu, wie es Ihnen beliebt? Sie können dabei nach Kunden, Projekttypen, Datum, Status oder anderen Kriterien suchen. Die Lösung ist dynamisch, so dass Sie nach Ihren Wünschen die Informationen organisieren und anzeigen lassen können. Statische Ordnerstrukturen gehören damit der Vergangenheit an.

Immer auf dem aktuellen Stand

Mit M-Files wissen Sie immer, welches die aktuelle Version eines Dokumentes ist. Auch kann zu jeder Zeit auf ältere Versionen des Dokumentes zugegriffen werden.

Einfaches Speichern

Das Hinzufügen von Dateien und Dokumenten in den Datenspeicher ist ein Kinderspiel. Dabei kann das Dokument einfach in Ihrer Office Anwendung gespeichert, im Windows Dateimanager in das M-Files Verzeichnis verschoben oder aber durch die entsprechenden Integrationen aus anderen Programmen hinzugefügt werden. Beim Speichern können dann die entsprechenden Metadaten hinzugefügt bzw. ausgewählt werden.

Keine Duplikate mehr

In M-Files kann dasselbe Dokument auf unterschiedliche Arten gefunden werden. Ein mit einem Kunden oder Projekt verbundenes Dokument kann zum Beispiel unter den Kunden- oder Projektnamen oder beiden gefunden werden.

NUR EINE EINZIGE VERSION

Sie möchten sicherstellen, dass niemand ein Dokument ändert während Sie es bearbeiten? Checken Sie das Dokument einfach in M-Files aus. Somit ist Ihr Dokument so lange Sie es bearbeiten geschützt. Wenn Sie fertig sind, checken Sie das Dokument wieder ein und alle berechtigten Anwender können Ihre Änderungen sehen oder zu einem späteren Zeitpunkt eigene Änderungen vornehmen.

Vorteile:

Aus- und Einchecken

Die Funktionen Aus- und Einchecken dienen der geschützten Bearbeitung von Dokumenten. Darüber hinaus kann in der Historie nachverfolgt werden, wann und von wem eine Datei bearbeitet wurde.

Alles nachverfolgen

Sie können ein Änderungsprotokoll von jeder Dateiversion einsehen. Das Protokoll zeigt Ihnen an, welcher Anwender Änderungen vorgenommen hat und wann sie durchgeführt wurden. Darüber hinaus sind im Protokoll weitere Informationen über den Lebenszyklus des Dokumentes enthalten.

Alte Versionen aufbewahren

Die Möglichkeit der Aufbewahrung älterer Versionen und deren Wiederherstellung ist eine der in M-Files integrierten Standardfunktionen. Somit kann der Verlauf der Bearbeitung dargestellt und jegliche Version wiederhergestellt werden. Datenverluste sind somit ausgeschlossen.

Gleichzeitige Bearbeitung

Mehrere Anwender können ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Sie können sogar externe Personen zur gemeinsamen Dokumentenerstellung und -bearbeitung einladen.

DEN RICHTIGEN INHALT BESSER FINDEN

In M-Files ist das Suchen und Finden von Informationen kinderleicht und sekundenschnell. Sie können dabei nach Dokumentennamen, Kunde, Dokumententyp, Schlagwort und anderen Kriterien suchen. M-Files durchsucht sogar die Dokumente selbst, um die Suchergebnisse zu verbessern. Dank eines lokalen Speichers öffnen sich die Dokumente schnell, sogar dann, wenn die Netzwerkverbindung langsam oder gar instabil ist.

Suchen nach beliebigen Suchbegriffen

Durch die Eingabe Ihrer Suchbegriffe in einer einfach zu bedienenden Maske finden Sie alle entsprechenden Dokumente und Informationen in Sekunden. Die Gestaltung der Suchmaske basiert auf Ihren kundenspezifischen Aufbau Ihrer Ablagen in M-Files.

Relevante Resultate werden zuerst eingeblendet

M-Files ordnet für Sie die Suchergebnisse automatisch in einer Reihenfolge, in der die relevantesten Dokumente und Informationen zuerst angezeigt werden. Die Relevanz richtet sich unter anderem nach der Häufigkeit des Aufrufs eines Dokumentes.

Suche innerhalb Ihrer Dokumente

M-Files bietet Ihnen die Möglichkeit direkt in Dokumenten per Volltextsuche zu recherchieren. Somit sind Ihre Suchen nicht nur auf bestimmte Felder oder Informationen zu den Dokumenten beschränkt.

Keine Duplikate

In den Suchergebnissen wird immer die aktuellste Version der Dokumente angezeigt, so dass Sie nicht mit Duplikaten verwirrt werden.

DYNAMISCHE ANSICHTEN

Die dynamischen Ansichten sind virtuelle Ordner, die Informationen automatisch für Sie organisieren. Alles in M-Files ist so organisiert, dass der Schwerpunkt darauf liegt WAS und nicht WO es gespeichert wurde. Damit sind Sie in der Lage, Dokumente und andere Informationen nach Ihren Wünschen und Anforderungen anzuzeigen und verwalten zu lassen.

Organisieren Sie Ihre Informationen nach Ihren Wünschen

Niemand kann Ihre Dokumente, Informationen und Vorgänge besser als Sie selbst organisieren. Andere ordnerbasierte Systeme zwingen Sie dazu, sich auf eine vordefinierte Struktur zu beschränken, die vielleicht nicht Ihrer internen Struktur entspricht oder gar es fast unmöglich macht, effektiv Standardsysteme zu nutzen. M-Files hingegen bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente und Informationen so zu strukturieren, das sie einfach und schnell zu finden sind.

Ansichten über jedes beliebige Gerät anzeigen lassen

Die meisten vorhandenen Systeme erfordern, das Sie entweder im Büro oder nur durch bestimmte Geräte auf Ihre Informationen und Dokumente zugreifen können.

Die mobilen Apps von M-Files (Android und iOS) bieten Ihnen die Möglichkeit auf Ihre im Programm definierten Ansichten mobil zugreifen zu können.

Sehen Sie die interen Verknüpfungen Ihrer Daten

Jegliche Informationen und Dokumente sind in M-Files verknüpft. Damit ist es einfach, unterschiedliche Sichten auf Ihre Dokumente und deren Verküpfungen zu anderen Dokumenten oder Informationen zu erhalten.

Ansichten erstellen oder verändern leicht gemacht

Wenn Sie bereits eine Lösung einsetzen, die an Ordnerstrukturen gebunden ist, ist es normalerweise schwierig diese Strukturen zu ändern.

M-Files bietet Ihnen die Möglichkeit nach Bedarf neue Ansichten zu erstellen oder bestehende dynamisch zu ändern. Da Ansichten auf Filter basieren, die Ihnen die relevanten Information und Dokumente anzeigen, müssen Sie sich nicht mehr um Duplikate oder das Verschieben der Dateien in bestimmte Ordnerstrukturen kümmern.

SOFORT VERTRAUT

M-Files verfügt über eine Windows Dateimanager Schnittstelle und lässt sich so direkt integrieren. Sie können auf Ihre Dokumentenablage wie auf eine Festplatte zugreifen und durch Drag & Drop in Sekunden Dateien von/in M-Files herunter- oder hochladen. Die Lernphase für Ihre Anwender wird durch die Integration in Windows und Office erheblich verringert.

M-Files garantiert eine hohe Benutzerakzeptanz

Die größte Herausforderung bei der Einführung eines neuen Systems besteht darin, dass auch alle Anwender es benutzen bzw. benutzen können. Die Benutzerakzeptanz stellt bei M-Files nie ein Problem dar, da es sich auf die Arbeitsweise der Anwender einstellt. Verwalten Sie Dokumente, Informationen und Vorgänge ohne dazu ein Handbuch zu benötigen. M-Files ist intuitiv und kann mit allen bestehenden Programmen genutzt werden. Die Integration in Office und Windows macht es einfach Dokumente hoch- und runterzuladen.

Von jedem Programm aus in M-Files speichern

M-Files funktioniert wie eine gewöhnliche Festplatte, so dass Sie einfach Dokumente und Dateien von beliebigen Programmen aus in Ihre M-Files Ablage speichern können. Entsprechende Integrationen z.B. in Word, Excel und Outlook machen es sehr einfach für Ihre Anwender.

Sie wissen bereits wie man M-Files benutzt

Ein neues Programm zu erlernen ist in der Regel ein schwieriger und vor allem zeitraubender Prozess. Die Anwendung von M-Files ist vertraut. Die Lernphase ist kurz und die Akzeptanz Ihrer Anwender sehr hoch.

Systemübergreifend die gleiche Arbeitsoberfläche

Egal ob Sie einen Windows-PC, Mac oder auf einem mobilen Endgerät einen Browser nutzen, M-Files präsentiert sich immer mit der gleichen Arbeitsoberfläche. Das macht nicht nur die Nutzung einfach, sondern vermindert auch die Anwenderunterstützung.

OFFICE INTEGRATION

M-Files lässt sich optimal in die Office Programme integrieren. Sie können mit Standardbefehlen und entsprechenden Symbolen für „Öffnen“ und „Speichern unter“ direkt auf Ihre Dateiablagen in M-Flies zugreifen.

Von jedem Programm aus in M-Files speichern

M-Files funktioniert wie ein normaler Speicherplatz auf einer Festplatte. Sie können beliebige Dateien und Dokumente von Ihren Windows Programmen (z.B. Word, Excel, PowerPoint, etc.) in Ihre M-Files Dateiablage speichern.

Intelligente Ordner in Microsoft Outlook

Dank der intelligenten M-Files Ordner werden Dateien zu Vorgängen zugeordnet, ohne dass Sie E-Mails und Anhänge manuell in M-Files speichern müssen.

Integrierte M-Files Menüleiste

Die in Microsoft Office integrierte M-Files Menüleiste verschafft Ihnen schnellen Zugang zu wichtigen Funktionen in den Microsoft Office Programmen. Mit Hilfe dieser Integrationen können Sie Dateien einfach öffnen, speichern oder ein- und auschecken.

Vorschau vieler Dateiformate in M-Files

M-Files ermöglicht es Ihnen, alle Arten von Dokumenten schnell in einer Vorschau zu betrachten. Im Vorschaubereich werden die gebräuchlichsten Standardformate wie Word, Excel, PowerPoint und PDF Dateien angezeigt.

DATEIEN TEILEN UND VERÖFFENTLICHEN

Das Teilen von Dokumenten und Dateien ist in M-Files mit einfachen Mausklicks zu erledigen. Sie können Dateien jederzeit mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens / Ihrer Verwaltung teilen. Auch unterstützt das Programm das gemeinsame Editieren von Dateien von unterschiedlichen Anwendern. Alle Änderungen werden dabei zum Vorgang dokumentiert, so dass sie jederzeit einsehbar sind.

Keine E-Mail Anhänge mehr

Sie brauchen nicht mehr wie bisher Dokumente suchen, diese dann an eine E-Mail anhängen und dann versenden. Mit Hilfe von M-Files können Sie direkt aus dem Programm eine Verknüpfung zu jedem Dokument oder jeder Dateien erstellen und diese direkt an einen Kollegen oder externe Person versenden. Auch wird vermieden, dass Sie innerhalb Ihres Netzwerkes etliche Duplikate der gleichen Datei speichern, da nur ein Verweis auf die Datei versandt wird.

Automatische Berechtigungen

M-Files verwendet rollen- und metadatenbasierte Sicherheitsfunktionen, die den Zugriff auf bestimmte Dokumente und Dateien automatisch ermöglicht oder einschränkt. Somit müssen Sie sich nicht bei jeder Datei um die Berechtigungen kümmern.

Gemeinsame Dokumentenerstellung

Mehrere Anwender in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung können gleichzeitig eine Datei bearbeiten. Dabei braucht nicht beachtet werden, ob es sich dabei um die aktuelle Version handelt, da dieses von M-Files kontrolliert wird. Auch besteht nicht die Gefahr, dass versehentlich an einem Duplikat gearbeitet wird. Alle Änderungen werden in der Dateihistorie gespeichert und stehen jederzeit zur Verfügung.

Auch können externe Personen, die keinen direkten Zugang zu M-Files haben, auch an der Bearbeitung von Dokumenten teilnehmen.

M-FILES ÜBERALL NUTZEN

Es ist immer wieder nötig, dass Sie auf Dateien außerhalb ihres Büros oder Netzwerkes zugreifen müssen. Mit der M-Files App können Sie zu jeder Zeit auf Dateien und Dokumente zugreifen.

Mobile Apps für iOS und Android

M-Files bietet Ihnen Apps für iPhone, iPad und Android Geräte über den Apple Store oder Google Play Store.

Elektronische Signatur über Smartphones und Tablets

Mit M-Files Mobile kann Ihr(e) Unternehmen oder Verwaltung auch außerhalb der lokalen Installationen normgerecht vorgehen. Die in M-Files integrierte Funktion zur Digitalen Signatur ermöglicht es Ihnen, Dokumente und Vorgänge mit Hilfe von mobilen Geräten zu überwachen und bei Bedarf zu genehmigen und zu unterschreiben.

Dokumente und Belege scannen

Mit Hilfe Ihres Smartphones oder Tablets können Sie jederzeit von unterwegs ein Foto eines Dokumentes oder Beleges machen und mit Hilfe der M-Files Mobile App direkt im Programm speichern.

Prüfen und Genehmigen über ein mobiles Gerät

Verwalten und verfolgen Sie Geschäfts- oder Verwaltungsprozesse, während Sie unterwegs sind. Die M-Files Mobile App gibt Ihnen die Möglichkeit von jedem Smartphone oder Tablet aus Dokumente (z.B. Rechnungen und Verträge) zu bearbeiten und zu genehmigen.

ELEKTRONISCHE SIGNATUR

M-Files unterstützt das Unterzeichnen von Dokumenten und Vorgängen mit Hilfe einer elektronischen / digitalen Unterschrift

Konform bleiben

M-Files erfüllt die technischen Anforderungen gemäß FDA 21 CFR Part 11 und EU GMP Anhang 11.

Schneller prüfen und annehmen

Das Verwalten und Nachverfolgen von Vorgängen, beispielsweise im Zusammenhang mit Verträgen und Projekten, nimmt viel Zeit in Anspruch. M-Files hilft Ihnen durch die Automatisierung von Verfahrensabläufen Zeit einzusparen. Sie erhalten zum Beispiel eine Mitteilung, wenn ein wichtiges Dokument kontrolliert und unterschrieben werden muss. Darüber hinaus können Informationen aus der Vorgangsbearbeitung transparent dargestellt werden.

Unnötigen Papierverbrauch reduzieren

Mit Hilfe von elektronischen Unterschriften können komplette Vorgänge digital (und ohne Ausdrucken von Dokumenten) verwaltet werden. Dadurch wird nicht nur der Papierverbrauch reduziert, sondern auch etliche Duplikate der selben Dokumente vermieden.

Unterschriften auf Ihren mobilen Geräten

Sollte es notwendig sein von unterwegs Dokumente und Dateien zu bearbeiten und zu unterschreiben, steht Ihnen die mobile App zur Verfügung.

AUTOMATISIERTE VORGANGSBEARBEITUNG/ WORKFLOWS

Die automatisierte Vorgangsbearbeitung in M-Files dient dazu, Standardvorgänge und -prozesse zu optimieren und elektronisch abzubilden. M-Files kontrolliert jeden Schritt und sendet automatisch Benachrichtigungen zu den beteiligten Anwendern. Somit erhalten Sie eine innovative, intuitive und transparente Vorgangsbearbeitung.

Schnellere Vorgangsbearbeitung

Die Verwaltung und Nachverfolgung von Vorgängen nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. Darüber hinaus werden Anwender mit immer mehr Vorgängen belastet. Das Automatisieren von Verfahrensabläufen und die elektronische Abbildung in M-Files ersparrt Ihnen und Ihren Mitarbeitern erhebliche Zeit. Automatisch können Benachrichtigungen und Vorgänge an die entsprechenden Anwender geschickt werden. Die Vorgänge werden dabei von M-Files verwaltet und kontrolliert.

Kompletter Versionsverlauf

Sämtliche Schritte der Vorgangsbearbeitung werden im Programm gespeichert. Zu jeder Zeit kann der gesamte Verlauf eingesehen werden (Audit).

Automatische Verwaltung

Mit Hilfe von M-Files ist es nicht mehr notwendig manuell Arbeitsabläufe zu protokollieren und zu kontrollieren. Dabei wird auch bei jedem Schritt geprüft, ob die entsprechenden Regeln eingehalten wurden.

Schulung und Weiterbildung

Die Verwaltung und Nachverfolgung von Ausbildungs- und Weiterbildungsanforderungen kann sehr umfangreich sein. M-Files ermöglicht die Erstellung, Vervollständigung und Nachverfolgung von zugewiesenen Aufgaben. Damit kann sichergestellt werden, das Ihre Mitarbeiter optimal ausgebildet werden.

EFFEKTIVE NUTZUNG VON DOKUMENTVORLAGEN

Durch die Nutzung von M-Files Dokumentvorlagen vermeiden Sie die unnötige Erstellung von Einzeldokumenten. Erstellen Sie schnell und einfach Vorlagen, die bereits Standardinformationen für Ihre am häufigsten genutzten Dokumente enthalten.

Vermeiden Sie die kontinuierliche Neuerstellung von Dokumentversionen

70% der Dokumente und Dateien in Ihren Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung werden immer wieder in neuen Versionen erstellt. M-Files sorgt dafür, dass nur jeweils eine aktuelle Version vorhanden ist. Damit werden Fehler bei der Erstellung von Dokumenten reduziert.

Zeit sparen

M-Files füllt automatisch alle wichtigen Dokumentenfelder anhand der im Programm gespeicherten Informationen aus. Somit müssen Sie nie wieder zum Beispiel einen Kundennamen, eine Adresse oder ein Datum manuell eingeben.

Fehler vermeiden

Bei der Neuerstellung von Dokumenten (insbesondere Verträge oder andere rechtlich relevante Dokumente) kann es immer wieder zu Fehlern kommen. M-Files hilft mit Standarddokumenten diese Fehlerquelle zu verringern.

Dokumentvorlagen für unterschiedliche Programme

M-Files Dokumentvorlagen sind für Word, Excel und PowerPoint Dokumente verfügbar.

AUTOMATISCHE BERECHTIGUNGEN

Die metadatengesteuerten Berechtigungen stellen ein revolutionäres Konzept dar, um die Verwaltung der Zugriffskontrolle mit noch nicht dagewesener Flexibilität und Leistung auszustatten.

Berechtigungen, die darauf basieren, was in einer Datei gespeichert ist, anstatt, wo diese Datei gespeichert ist

Mit M-Files können Sie Zugriffsberechtigungen für Dokumentenklassen und Datenobjekte, aber auch für einzelne Dokumente, Objekte sowie unterschiedliche Dokument- und Objektversionen festlegen. Sie können darüber hinaus auch Rollen zuweisen, die unterschiedliche Zugriffsebenen für Benutzer und Benutzergruppen definieren. Somit können Sie recht einfach ihre Berechtigungen verwalten und bei Bedarf aktualisieren.

Schützen Sie Inhalte und machen Sie diese gleichzeitig zugänglich

Es ist wichtig, Inhalte optimal zu schützen und gleichzeitig Ihren Anwendern im Unternehmen bzw. in Ihrer Verwaltung zugängig zu machen. Berechtigungen werden in M-Files automatisch und dynamisch vergeben. Damit können Sie unternehmensweite Datensicherheit und optimale Zugriffsrechte gewährleisten.

Konzentrieren Sie sich auf wichtige Dinge

Ihre Zeit ist sehr wertvoll. Dabei ist das Letzte worüber Sie sich Sorgen machen sollten, die manuelle Vergabe von Berechtigungen. M-Files entlastet Sie und Ihre IT-Abteilung mit der umfangreichen Vergabe von generellen und individuellen Berechtigungen.

Flexible Berechtigungen innerhalb Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Verwaltung

Sollte es zu Veränderungen bei den Anwendern oder den Abteilungen (Rolle) geben, reicht es in M-Files einfach die neuen Anwender einer bestehenden Gruppe hinzuzufügen bzw. zu entfernen. Auch können Abteilungen umbenannt, angelegt oder zusammengeführt werden.

Somit können bei Bedarf die neuen Anwender auf bestehende Dokumente der Abteilung (Rolle) zugreifen.

GEMEINSAME BEARBEITUNG VON DOKUMENTEN

Mit Hilfe der einfachen und automatisierten Vergabe von Berechtigungen ist es möglich, das mehrere Anwender gemeinsam ein Dokument erstellen bzw. im Rahmen der Vorgangsbearbeitung dieses gemeinsam bearbeiten und akzeptieren / unterschreiben

Dateien freigeben und effektiv zusammenarbeiten

Das Teilen von Dokumenten ist in M-Files einfach wie nie. Sie brauchen lediglich auf die rechte Maustaste zu klicken um Dokumente und Dateien freizugeben. Mehrere Anwender können gleichzeitig Änderungen an einem Dokument vornehmen. Dabei ist sofort erkennbar, wer gerade das Dokument bearbeitet und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Zusammenarbeiten ohne Inhalte zu duplizieren

Es besteht nicht die Notwendigkeit, mehrere Kopien eines Dokumentes zu erstellen, da mehrere Anwender gleichzeitig an dem Dokument arbeiten können.

Dateien an Dritte freigeben

M-Files nutzt Microsoft OneDrive, um alle Arten von Dateien sicher mit Dritten zu teilen, die keinen direkten Zugriff auf die Dateiablage haben.

Gemeinsame Erstellung und Bearbeitung auf mobilen Geräten

Sie möchten mal schnell Änderungen an Ihren Dokument auf einen iPad oder Smartphone vornehmen? Die gemeinsame Bearbeitung von M-Files unterstützt Microsoft Office Online, so dass Sie Dateien auch auf Ihren mobilen Geräten bearbeiten können.

OFLLINE VERFÜGBAR

Der standortunabhängige Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen ist unverzichtbar. M-Files ist auch im Offline-Modus verfügbar und ermöglicht es Ihnen ohne WLAN- oder Netzwerkverbindung Dokumente einzusehen, zu bearbeiten und zu speichern.

Nie wieder Dateien auf Ihrem Rechner speichern

Nachdem man eine Datei auf seinen Rechner kopiert und bearbeitet hat, denkt man häufig nicht mehr daran, das geänderte Dokument wieder in das Netzwerk hochzuladen. M-Files bietet die Möglichkeit offline bearbeitete Dateien automatisch mit dem Netzwerk zu aktualisieren.

Keine Synchronisierungsfehler mehr

Häufig wird in vielen Unternehmen und Verwaltungen versucht, bestimmte Netzwerkordner für den Offline-Zugriff zu synchronisieren. Das kann jedoch ein langsamer und fehlerhafter Prozess sein. Darüber hinaus kann es immer wieder passieren, dass ein benötigtes Dokument oder die aktuellste Version nicht in dem richtigen Ordner liegt. M-Files hingegen weiß genau, welchen Inhalt Sie benötigen und richtet sich dabei danach, WAS sich in der Datei befindet und nicht nach dem WO das Dokument gespeichert ist.

Nur die Inhalte, die Sie auch benötigen

Für die Offline Bearbeitung eine Datei müssen nicht immer alle Inhalte des Servers oder des Netzwerkverzeichnisses verfügbar sein. Wählen Sie dynamisch aus, welche Inhalte sie offline benötigen (z.B. alle Dokumente im Zusammenhang mit einem Projekt oder Kunden) und M-Files sorgt dafür, das diese Informationen und Dateien für Sie zur Verfügung stehen.

Offline Funktionen in den mobilen Apps

Die M-Files Apps für iOS und Android unterstützen ebenfalls die Offline Nutzung von Dokumenten und Informationen. Sie können zum Beispiel wichtige Dokumente vor einem langen Flug auf Ihrem Tablet synchronisieren oder aber auch Reisebelege im Offline Modus archivieren. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine WLAN-Verbindung besteht.

SCANNEN UND OCR

Integrieren Sie gedruckte Dokumente und machen Sie deren Inhalt mit der M-Files OCR Erweiterung auffindbar.

Scannen in Hochgeschwindigkeit

Sie können täglich bis zu 10.000 Dokumente pro Computer scannen. Die Lösung ist mit TWAIN-Scannern und MFPs kompatibel. Auch ist das Scannen direkt in einem Netzwerkordner möglich.

Datenextraktion und Dokumentenindizierung

Sie können Inhalte aus gescannten Dokumenten per OCR, Barcode, Patch-Code und ICR (intelligente Zeichenerkennung) extrahieren und die Genauigkeit der Ergebnisse mit integrierten Regeln verbessern.

Klassifizierung von Dokumenten

Sie können gescannte Dokumente auf Basis des Dokumentenlayouts automatisch klassifizieren. M-Files bietet auch die Möglichkeit Scanaufträge im Stapelverfahren zu verarbeiten und Stapel in logische Dokumente unterteilen.

Exportieren

Sie können gescannte Dokumente zusammen mit den Metadaten direkt in eine Cloud oder lokalen Dateiablage von M-Files exportieren und den gesamten Funktionsumfang von M-Files nutzen. Hierzu zählen unter anderem automatische Berechtigungen, Benachrichtigungen, Vorgangsbearbeitung und vieles mehr. Damit können die notwendigen Prozesse optimiert und transparent gestaltet werden.

NOTIZEN, ANMERKUNGEN UND HERVORHEBUNGEN

Die Funktion „Anmerkungen und Hervorhebungen“ in M-Files erlaubt es jedem Anwender, Kommentare hinzuzufügen, ohne dabei das Originaldokument zu verändern.

Alle Bemerkungen am selben Ort

Alle Anmerkungen, farbliche Hervorhebungen und Notizen finden Sie auf einen Blick. Sie können auch auf einzelne Anmerkungen explizit zugreifen.

Dokumente mit Anmerkungen ausdrucken

Sie erhalten in M-Files die Möglichkeit Ihre Dokumente mit allen Anmerkungen, Hervorhebungen und anderen Notizen auszudrucken.

Unterstützt die meisten Dateiarten

Anmerkungen, Hervorhebungen und Notizen können in PDF Dateien, Word Dokumenten, Excel Tabellen, PowerPoint Präsentationen und Visio Zeichnungen genutzt werden.

Historie von Anmerkungen anzeigen lassen

M-Files speichert jegliche Anmerkung, so dass Sie jederzeit die Möglichkeit erhalten den gesamten Bearbeitungsverlauf anzeigen zu lassen.

QUALITÄTSMANAGEMENT UND KONFORMITÄT

Die Sicherstellung von Qualitätsmanagement und die Einhaltung von Regeln kann oftmals sehr zeitaufwendig sein. M-Files hilft Ihnen dabei diese Grundforderungen zu optimieren und spart darüber hinaus Ihre Zeit.

Jedem Mitarbeiter Zugriff auf immer aktuelle Richtlinien und Verfahren zu ermöglichen

Was wäre, wenn alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung immer die aktuellsten Rechtsvorschriften und Verordnungen zur Verfügung hätten? Mit der Versionsverwaltung in M-Files wird Ihren Mitarbeitern immer die aktuellste Version dieser wichtigen Dokumente angeboten. Auf ältere Versionen kann jedoch zu jeder Zeit zugegriffen werden.

Nachverfolgung aller kritischen Aufgaben

Sie haben etwas gefunden, das dringendst geändert werden muss? Erstellen Sie einfach eine neue Vorgangsbearbeitung dafür und integrieren alle wichtigen MItarbeiter und Aufgaben in den Verfahrensablauf. M-Files leitet automatisch den Vorgang zu den entsprechenden Mitarbeitern und kontrolliert die korrekte Ausführung der Aufgaben. Sie können zu jeder Zeit sehen, wie der Status der Vorgangsbearbeitung ist.

Prozesse automatisieren

Ihre Unternehmensführung bzw. Verwaltungsspitze verlässt sich darauf, dass alle Aufgaben schnell und ordnungsgemäß erledigt werden. Dabei sollte es vermieden werden, das Prozesse manuell durchgeführt und kontrolliert werden müssen. Die Automatisierung vermeidet Fehler, beschleuningt die Bearbeitung und gewährleistet eine transparente Vorgangsbearbeitung.

Risiken minimieren

Die Nichteinhaltung von Normen und Richtlinien kann riskant und kostenspielig sein. Von der ISO 9001 bis hin zur FDA 21 CFR Part 11 – unsere Aufgabe besteht darin, das Ihr Unternehmen bzw. Ihre Verwaltung konform bleibt. M-Files hilt Ihnen dabei, die Risiken von nicht erfolgreichen Audits und Nichtkonformalität zu verringern, indem es in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung Aufgaben und Vorgänge organisiert, verwaltet und automatisiert.

OPTIMALE SICHERHEIT FÜR JEDES UNTERNEHMEN UND JEDE VERWALTUNG

Datensicherheit muss oberste Priorität haben, unabhängig ob Sie M-Files in der Cloud oder im lokalen Netzwerk nutzen. Da wir Ihre Privatsphäre und den Datenschutz sehr ernst nehmen, stellen wir sicher, dass Ihre Inhalte sicher bleiben. Mit M-Files können Sie auch technische Anforderungen verschiedener Branchenstandards und -vorschriften erfüllen.

Umfangreiche Sicherheitsfunktionen für Ihren Datenschutz

M-Files ist auf Datensicherheit ausgelegt. Wir bieten Ihnen entsprechende Sicherheitsfunktionen. Diese beinhalten unter anderem automatische Zugriffskontrollen, Prüfpfade, Multifaktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Schlüsselverwaltung und Datenverlustprävention.

Zugriff auf Inhalte steuern

M-Files bietet metadatenbasierte und automatisierte Zugriffs- und Benutzerrechte. Die Zugriffsrechte auf ein Dokument richten sich nach der definierten Organisationsstruktur oder Funktionen. Unterschiedliche Berechtigungsstufen können dabei automatisch festgelegt werden.

Zertifizierte Zuverlässigkeit

Die Cloud Nutzung von M-Files ist nach ISO 27001:2013 zertifiziert, einer internationalen Norm für Informationssicherheitsmanagement, die den Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Verwaltungsdaten und den damit verbundenen Risiken regelt. Darüber hinaus ist unser Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Hohe Verfügbarkeit und schnelle Wiederherstellung

M-Files kann in Microsoft Azure gehostet werden. So profitieren Sie von den Vorteilen der skalierbaren und zuverlässigen cloudbasierten Plattform sowie geografisch verteilten Rechenzentren von Microsoft. M-Files kann auch lokal auf gängigen virtuellen Servern und lokalen Servern genutzt werden. Es werden mehrere schnelle Disaster-Recovery-Funktionen unterstützt.

INFORMATIONEN IN UNTERSCHIEDLICHEN ABLAGEN FINDEN

M-Files bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente und Dateien in unterschiedlichen Ablagen (z.B. SharePoint, Netzwerkverzeichnisse und andere DMS/EDMS Lösungen) zu finden.

Suchen in anderen Programmen und Ablagen

Finden Sie schnell und ohne vorherige Konvertierung Dokumente und Dateien in Ihren Netzwerkverzeichnissen, SharePoint oder gar in anderen Dokumenten Management Systemen. Dabei können Sie Suchparameter definieren um bestimmte Informationen schnell und effizient zu finden. Und das Beste daran ist, dass diese Dokumente und Dateien vorher NICHT in M-Files importiert werden müssen.

Sensitive Information verwalten

Verwalten Sie Ihre Dokumente und Dateien und vor allem auch den Zugriff auf diese mit den entsprechenden Berechtigungen. Auch können Vorgangsbearbeitungen sensible Informationen automatisch von einem nicht gesicherten in einen gesicherten Speicherort verschieben.

Markieren Sie sensible Daten und Dokumente

Mit Hilfe von Metadaten können sensible Dateien und Dokumente markiert werden. Somit stehen sie dann nur berechtigten Anwendern zur Verfügung.